Tre grep for å redusere risikoen for mislighold

Når flere kunder betaler sent, kan det merkes på bedriftens likviditet. Risikoen kan ikke fjernes helt, men gode rutiner gjennom hele fakturaløpet kan gjøre bedriften mindre sårbar.

Jobben er gjort og varen eller tjenesten er levert, men pengene er ikke nødvendigvis på konto enda. For mange bedrifter er det helt normalt å gi kundene tid til å betale, men når betalingene lar vente på seg, kan det skape utfordringer.

Jo flere fakturaer som står ubetalt, desto mer kapital blir bundet opp i utestående krav. Samtidig skal bedriften fortsatt betale egne løpende kostnader som lønn, leverandører og andre utgifter.

Maria Solberg leder fakturaservice i Fair Collection og hun mener mye av risikoen for mislighold kan reduseres gjennom gode rutiner i hele fakturaløpet gjennom ulike grep:

1. Kjenn kunden

God risikostyring begynner allerede før den første fakturaen sendes. Der det er mulig og hensiktsmessig, anbefaler Solberg å kredittvurdere nye kunder før det gis kreditt.

En kredittvurdering kan gi bedriften et bedre grunnlag for å vurdere risikoen i kundeforholdet og hvilke betalingsbetingelser som er hensiktsmessige.

– Da kan du unngå å gi kreditt til kunder med høy risiko og dårlig likviditet, sier hun.

Samtidig bør grunnleggende kundeinformasjon være på plass fra starten. Feil juridisk mottaker, organisasjonsnummer eller kontaktinformasjon kan skape problemer senere i fakturaløpet. Det er også lurt å kjenne til kundens krav til fakturering. Noen kunder krever for eksempel PO-nummer, prosjektnummer, kostnadssted eller bestemte vedlegg før fakturaen kan behandles.

– Manglende informasjon kan føre til at kunden må ta kontakt eller kommer med en innsigelse. Da kan det hende at fakturaen krediteres og sendes på nytt, noe som igjen kan forlenge tiden før en bedrift får betalt, sier Solberg og fortsetter:

– Korrekte kundedata er alfa og omega. Bruk tid på grunnarbeidet når du tar inn en ny kunde, så sparer du mye tid senere.

2. Fjern unødvendige forsinkelser

Ikke alle forsinkede betalinger skyldes at kunden mangler penger. Noen ganger er forklaringen langt enklere: Fakturaen har ikke kommet fram til riktig mottaker.

Solberg anbefaler derfor å bruke elektroniske fakturakanaler som EHF og e-faktura der det er mulig. Det reduserer risikoen for manuelle feil og gjør det enklere å få fakturaen fram til riktig sted.

– Elektroniske kanaler gjør at fakturaen kan gå direkte til riktig mottaker og reduserer risikoen for at den blir liggende et sted eller havner hos feil person, sier hun.

En annen fordel er at fakturaen kan leses direkte inn i kundens økonomisystem eller nettbank, noe som gjør veien fra mottatt faktura til godkjenning og betaling smidigere.

3. Ikke la ubetalte krav bli liggende

Når forfallsdatoen først er passert, blir systematisk oppfølging viktig. Solberg anbefaler at bedriften har et fast løp for hva som skal skje videre, med klare intervaller for oppfølging, purring og eventuell oversendelse til inkasso.

Da reduseres risikoen for at ubetalte fakturaer blir liggende uten at noen følger dem opp.

En særlig fallgruve er fakturaer det har kommet innsigelser på. Dersom kunden protesterer på kravet, stoppes gjerne den ordinære purreprosessen mens saken undersøkes. Da må noen også ha ansvar for å følge opp innsigelsen.

– Blir innsigelser håndtert sent eller ikke i det hele tatt, blir fakturaen stående purrestoppet, og da skjer det ingenting med saken, sier Solberg.

Et konsekvent løp for purring, varsling og eventuell inkasso skaper samtidig forutsigbarhet for kunden og viser at bedriften har kontroll på sine utestående krav.

Kontroll gjennom hele løpet

Arbeidet med å redusere risikoen for sen betalingen starter allerede når kunden opprettes og fortsetter helt til pengene er på konto.

Ifølge Solberg er det heller ikke nødvendigvis en mer restriktiv kredittpolitikk som skiller bedriftene som har god kontroll.

– Bedriftene som lykkes best, har ikke nødvendigvis en mer restriktiv kredittpolitikk enn andre. Men de har tydelige rutiner for korrekt fakturering, rask oppfølging og løpende overvåking av risiko, sier hun.